Datenschutzerklärung

Präambel

Wir nehmen den Schutz deiner personenbezogenen Daten ernst. Diese Erklärung beschreibt, welche Daten KVA Buddy erhebt, wie sie verarbeitet werden und welche Rechte du hast. Es werden grundsätzlich nur Daten erhoben, die für den Betrieb der App erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind.

Verantwortliche Stelle

Deine Rechte

Du hast jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über deine gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung deiner Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Für die Ausübung dieser Rechte genügt eine formlose E-Mail an die oben genannte Adresse.

Welche Daten verarbeiten wir?

Im Rahmen der Nutzung von KVA Buddy werden folgende Daten verarbeitet:

• Stammdaten zur Kontaktaufnahme (Name, Firma, Adresse, E-Mail, Telefon)
• Firmendaten für den KVA-Briefkopf (Logo, Steuernummer, IBAN, Webseite)
• Spracheingaben & erstellte Kostenvoranschläge (Inhalte, die du selbst eingibst)
• Hochgeladene Fotos zur KVA-Dokumentation
• Korrespondenz (z. B. E-Mail-Schriftverkehr)
• Technische Zugriffsdaten (siehe „Server-Logfiles")

Rechtsgrundlagen

Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

Soweit du uns eine Einwilligung zur Verarbeitung erteilt hast (z. B. bei der Anfrage eines Zugangs per E-Mail), bildet diese die Rechtsgrundlage. Du kannst sie jederzeit widerrufen.

Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung des Nutzungsvertrags von KVA Buddy oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (z. B. Terminbuchung für ein Kennenlerngespräch).

Gesetzliche Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Wir unterliegen verschiedenen rechtlichen Verpflichtungen, etwa aus Handels- und Steuergesetzen (Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten).

Server-Logfiles

Beim Aufruf der Webseite werden technische Zugriffsdaten temporär in Logdateien gespeichert:

• Anonymisierte IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Aufgerufene URL
• Browser- und Betriebssystem
• Referrer-URL

Die Verarbeitung dient dem sicheren Betrieb und der Optimierung des Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Spracheingabe & KI-Verarbeitung

Kernfunktion von KVA Buddy ist die Erstellung eines Kostenvoranschlags aus deiner Spracheingabe. Die aufgezeichnete Sprache wird in Text umgewandelt und anschließend von einem KI-Modell verarbeitet, um daraus einen strukturierten Kostenvoranschlag zu generieren.

Bitte gib bei der Spracheingabe keine sensiblen personenbezogenen Daten Dritter (z. B. Gesundheitsdaten, Bankverbindungen) ein, die nicht für die Erstellung des KVA erforderlich sind.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Die KI-Anbieter agieren als Auftragsverarbeiter; entsprechende Verträge nach Art. 28 DSGVO sind geschlossen. Eingaben werden nicht zu Trainingszwecken an Dritte weitergegeben.

Foto-Uploads

Du kannst Fotos zur Dokumentation deines KVA hochladen. Diese werden ausschließlich deinem Account zugeordnet, im PDF deines Kostenvoranschlags eingebettet und in deinem persönlichen Archiv gespeichert. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.

Hosting & Datenspeicherung

KVA Buddy wird auf Servern innerhalb der Europäischen Union gehostet. Deine Account-, Firmen- und KVA-Daten werden in einer Datenbank innerhalb der EU gespeichert. Soweit für den Betrieb der KI-Funktionen eine Übermittlung in Drittländer (z. B. USA) erforderlich ist, erfolgt diese auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO).

Terminbuchung via Calendly

Für die Terminbuchung („Jetzt loslegen") setzen wir den Dienst Calendly (Calendly LLC, 271 17th St NW, Atlanta, GA 30363, USA) ein. Bei einer Buchung werden die von dir eingegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, gewählter Termin) an Calendly übertragen.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (effiziente Terminvereinbarung). Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln und – soweit anwendbar – des EU-US Data Privacy Frameworks. Details: https://calendly.com/privacy.

Kontakt per E-Mail

Wenn du uns per E-Mail kontaktierst (z. B. „Zugang anfragen"), werden deine Angaben zwecks Bearbeitung der Anfrage und für mögliche Anschlussfragen gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne deine Einwilligung weiter.

Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Erfüllung der genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. nach HGB oder AO, in der Regel zwei bis zehn Jahre) dies vorschreiben. Danach werden die Daten gelöscht. Du kannst die Löschung deines Accounts jederzeit per E-Mail anfordern.

Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt via SSL/TLS. Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um deine Daten vor unberechtigtem Zugriff zu schützen. Ein lückenloser Schutz vor dem Zugriff Dritter ist im Internet jedoch nicht möglich.

Änderungen dieser Erklärung

Diese Datenschutzerklärung kann von Zeit zu Zeit angepasst werden, etwa bei Änderungen der gesetzlichen Lage oder bei Erweiterungen der App-Funktionen. Bitte informiere dich daher gelegentlich über den aktuellen Stand.